Projeto Verão 2014

7 de mai de 2013

5 dicas para desenvolver sua carreira em gerenciamento de projeto



Com alguma frequência recebo pessoas querendo saber como ingressar na carreira de projetos ou querendo ser um gerente de projetos, tendo chegado neste mundo há pouco tempo, e outras pessoas que mesmo já estando um pouco familiarizadas com o assunto não sabem como se desenvolver.

Primeiramente: não há uma formula pronta para ser aplicada e depende muito do conhecimento de cada um, onde trabalha, o ambiente em que vive, as oportunidades que tem e o quanto de fundos tem para investir (pense que haverá necessidade de investimento para cursos, livros, seminários, eventos e materiais de estudo).

Portanto, é fácil perceber que cada um pode ter um caminho diferente do outro para chegar ao mesmo lugar.

Ainda assim, é muito importante saber que ninguém passa a ser um gerente de projetos de um dia para o outro. Um gerente de projetos, para ser considerado um bom gerente de projetos, precisa de experiência, e esta só se adquire com o tempo.

Portanto, é fácil perceber que cada um pode ter um caminho diferente do outro para chegar ao mesmo lugar.

Ainda assim, é muito importante saber que ninguém passa a ser um gerente de projetos  de um dia para o outro. Um gerente de projetos, para ser considerado um bom gerente de projetos, precisa de experiência, e esta só se adquire com o tempo.

Então não fique apressado achando que amanhã já será um gerente e planeje sua carreira para obter o máximo de desempenho até lá.

Começando do inicio ...


Dica 01: Faça um curso básico

Se você nunca lidou com projetos, e/ou está pouco familiarizado com os termos, ferramentas e técnicas, recomendo que comece com um curso mais básico (cerca de 40 a 80 horas) para que possa conhecer o que na verdade é gerenciamento de projetos, como se comunicar com o gerente de projetos e o que pode fazer para melhorar os resultados dos projetos mesmo sendo da equipe.

O mercado esta cheio de empresas que aplicam esse tipo de curso. Para achar uma boa empresa, consulte o site do capitulo local do PMI mais próximo de você, que sem duvida haverá um provedor de cursos que poderá ajudar.

Se após ter feito o curso você ainda estiver animado com o tema, vai em frente com a próxima dica.

Algumas pessoas podem ter recursos limitados para fazer curso, que ainda são um pouco caros no Brasil, então a saída é buscar livros introdutórios para se desenvolver. Minha dica é o livro “Gerenciamento de projetos” dos autores André Bittencourt Do Valle, Joao Ricardo Barroca Mendes, Marcantonio Fabra da editora FGV, que traz de forma bem didática o assunto.



Dica 02: Participe de projetos como equipe

Agora que já tem em mãos o conhecimento sobre as técnicas de projetos, é hora de praticar o assunto.

Trabalhar como equipe significa que você vai gastar seu suor para realizar as entregas do projeto. Provavelmente estarás atuando no seu segmento de mercado, ou seja, se você é um advogado pode estar trabalhando em um projeto de legalização ambiental da sua empresa, se for um engenheiro poderá estar fazendo as plantas de um novo empreendimento ou se for um profissional de TI poderá estar desenvolvendo um novo software.

Acumule experiência no trabalho com projetos, pois elas serão de suma importância pra você.

A partir desse ponto você já pode buscar a certificação CAPM do PMI. Quer saber mais sobre essa certificação? Veja nessa pagina aqui.

Faça um curso que será necessário para o processo de elegibilidade (veja meu artigo anterior sobre como se preparar aqui.). Indico novamente buscar provedores locais no site do capitulo mais próximo.

Há também o livro do Carlos Augusto Freitas chamado “Certificação CAPM” para se preparar, que é uma excelente aquisição, mesmo fazendo o curso.

Se na sua empresa não há oportunidade de trabalhar com projetos, o que fazer? Ficar desesperado? Não ... Recomendo que procure o programa de voluntário no capitulo mais próximo e use-o para ganhar a experiência necessária.

Dica 03: Desenvolva sua habilidade de liderança

Para um gerente de projetos é extremamente recomendado que as habilidades de liderança sejam desenvolvidas e trabalhadas, afinal projetos são feitos por pessoas e elas precisam de direção em um projeto.

Para começar recomendo que lidere um time responsável apenas por um grupo de entregas no projeto.  É uma forma de praticar a liderança sem exigir demais do profissional que ainda esta ganhando conhecimento e já traz desafios suficientes para serem vivenciados.

Para evoluir deste estagio é necessário que comece a liderar alguns projetos. Vá pelos mais simples primeiro e em seguida aumente o porte dos projetos que se envolve para ganhar experiência gradualmente.

Como voluntário, lidere projetos em diferentes frentes de atuação, pois isso lhe dará a experiência necessária.

Neste estagio pode ser importante para sua carreira procurar um MBA para fortalecer seus conhecimentos teóricos e práticos sobre o assunto, além é claro de ajudar no Networking profissional.

Existem universidades que tem programas voltados para trazer, além da experiência pratica, a preparação para a certificação profissional (PMP). Considere também programas que podem ser feitos através do ensino a distancia (EAD), se não tiver como se locomover até a universidade.

Uma boa dica de livro aqui é o próprio PMBOK.

Dica 04: Torne-se um profissional gerenciamento de projetos

É a hora de buscar sua certificação profissional.

Há todo um processo envolvido para se retirar a certificação. Vai ser necessário um curso para o processo de elegibilidade, transcrição da experiência e prova. Neste artigo deixei boas dicas se preparar veja aqui.

Boa sorte na prova e na certificação.

Das conversas que já tive com conhecidos percebemos que um profissional com certificação PMP chega a ter ganhos acima de 15% em menos de 6 meses. É um retorno sobre o investimento muito bom.

Dica 05: Planeje seu Desenvolvimento Profissional

Uma vez que já se tem a certificação, é necessário para mantê-la, os famosos PDU - Professional Development Unit, que são na verdade uma métrica adotada pelo PMI para garantir que os profissionais estão continuamente buscando conhecimento.

1 hora de atividade de desenvolvimento equivale a 1 PDU, e você precisa de 60 deles em 3 anos para poder renovar o seu certificado.

No handbook da certificação (que esta aqui) é possível consultar as atividades e o número de PDU associados a cada, mas recomendo que vá a congressos, palestras e eventos de Networking. Também é possível usar web semanários para obter conhecimento.

O importante é se planejar.

Mas o caminho não acaba aqui, pois existem muitas opções deste ponto em diante e você vai precisar de uma analise do que deseja para sua carreira para poder seguir em frente.

Por exemplo: você pode resolver ir em busca de ser um gerente de programas, depois seguir para um gestor de portfólio e na sequência caminhar para o PMO. Também pode escolher o caminho do gerenciamento direto dos projetos e chegar a um diretor de projetos.

Faça suas escolhas e siga em frente. Se tiver dificuldade busque ajuda profissional de um coaching de sua confiança. Ajuda bastante no planejamento das ações de curto, médio e longo prazo.

Consulte também no site do PMI o Profissional Career Framework como fonte de informação.

Fim da linha ... ou não ...

Sem duvida que este não é o final da linha e sim o começo de um desenvolvimento consistente e responsável investindo nas melhores ações considerando o seu momento profissional.

Espero que tenha ajudado ... E me conte se deu certo com você ! Até mais ..

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5 tips to develop your career in project management



With some frequency I get people wondering how to enter the career of projects or hopping to be a project manager, having arrived in this world long ago, and others who even now being somewhat familiar with the subject does not know how to develop.

First: there is no ready formula to be applied and depends on the knowledge of each one , where he works, the environment you live in, the opportunities you have and how much funds have to invest (think that will be necessary investment for courses, books , seminars, events and study materials).

Therefore, it is easy to see that each one may have a different way from the other to reach the same place.

Still, it is very important to know that no one becomes a project manager from one day to another. A project manager, to be considered a good project manager, needs experience, and this is acquired only with time.

So do not be hasty thinking that tomorrow I will be a manager and plan your career to get the maximum performance out there.

Starting from the beginning...

Tip 01: Make a basic course

If you've never deal with projects, or are unfamiliar with the terms, tools and techniques, I recommend you to start with a basic course (about 40-80 hours) in order to know what is actually managing projects, how to communicate with the project manager and what can be done to improve project outcomes being the same team.

There are many companies that apply this type of course. To find a good company, visit the local PMI chapter nearest you, that without doubt there will be a course provider that can help.

If after doing the course you're still animated about the topic, go ahead with the next tip.

Some people may have limited resources to make progress, that are still a little bit expensive in Brazil, then the way is seeking to develop introductory books. My tip is the book “Gerenciamento de projetos” of the autors André Bittencourt Do Valle, Joao Ricardo Barroca Mendes, Marcantonio Fabra from FGV, which brings the topic in a very didactic method.





Tip 02: Participate in projects as a team

Now that you have the knowledge about the project technique, it's time to practice.

Working as a team means you will invest your workforce to carry out the project deliveries. Probably you will be acting in a market segment, in other words, if you are a lawyer and may be working on a legalization environmental project of your company, if an engineer could be making plans for a new business enterprise or if an IT professional may be developing new software.

Accumulate experience in working with projects, because they will be very important to you.

From that point, you can seek certification from PMI CAPM. Want to know more about this certification? See this page here.

Take a course that will be required for the eligibility process (see my previous article on how to prepare here.). I suggest again seeking local providers on the site of the nearest chapter.

There is also the book of Carlos Augusto Freitas calling “Certificação CAPM” to prepare yourself. It is an excellent purchase, even taking the course.

If in your company there is no opportunity to work on projects, what to do? Getting desperate? No...
I recommend that you look for the volunteer program in chapter nearest and use it to gain the necessary experience.
                                                             
Tip 03: Develop your leadership skills

For a project manager is extremely recommended that leadership skills are developed and worked, after all projects are made by people and they need direction in a project.

To start, I recommend you to lead a team responsible only for a group of deliveries in the project. It is a way to practice leadership without overtaxing the professional that is still gaining knowledge and already has enough challenges to be experienced.

To progress by this stage it is necessary to begin to lead some projects. Go for the simplest first and then increase the size of the projects it is involved to gain experience gradually.

As a volunteer, lead projects in different fronts, as this will give you the necessary experience.

At this stage it may be important for your career search an MBA to strengthen their theoretical and practical knowledge on the subject, and of course to help the Networking Professional.

There are universities that have programs to bring, in addition to practical experience, preparation for professional certification (PMP). Also consider programs that can be done through distance learning (ODL), if you do not like getting to university.

A good tip book, it is the PMBOK.

Tip 04: Become a professional project management

It's time to get your professional certification.

There is a whole process involved to obtain the certification. It will be necessary to take a course for the eligibility process, transcript of experience and test. In this article let good tips to prepare see here.

Good luck on the test and certification.

From conversations I've had with associates, we realize that a professional with PMP gets to have won over 15% in less than 6 months. It's a very good return on investment.

Tip 05: Plan your Professional Development

Once you already have the certification, to keep it, you need the famous PDU - Professional Development Unit, which is actually a measure adopted by PMI to ensure that professionals are continually seeking knowledge.

1 hour development activity equals 1 PDU, and you need 60 of them in 3 years to renew their certificate.

In handbook of certification (which is here) you can see the number of activities associated with each PDU, but I recommend you go to conferences, lectures and networking events. You can also use web weeklies to get knowledge.

The important thing is to plan.

But the way does not end here, as there are many options from this point forward and you will need an analysis of what you want to your career to be able to move on.

For example, you can resolve to go looking to be a programs manager, then follow up to one portfolio manager and further walk to PMO. You can also choose the path of direct management of projects and come to a project director.

Make your choices and move on. If you have difficulty, seek professional help from a coaching of confidence. It helps to planning actions of short, medium and long term.

See also the website of the Professional PMI Career Framework as a source of information.

End of line ... or not ...

Undoubtedly, this is not the end of the line but the beginning of a consistent development and responsible investing in best stocks considering your professional moment.

Hope I’ve helped ... And tell me if it worked with you! See you soon…


18 de mar de 2013

10 dicas para construção de uma EAP - Estrutura Analítica de Projeto



Nós últimos anos tenho percebido, ao apoiar líderes de projetos na elaboração dos seus planejamentos ou na orientação de alunos na confecção do seu trabalho de conclusão de curso, uma grande deficiência no entendimento do que seja uma Estrutura Analítica de Projetos - EAP e também de como construir uma boa representação do escopo.

Se a EAP representa todo o trabalho do projeto, uma falha na na elaboração da mesma poderá arruinar o totalmente seu trabalho, pois ou fará que você realize entregas demais, aumentando o custo do projeto, ou fará entregas de menos ocasionando reclamações do cliente e custos extras com prazos curtos para realizar essas entregas.

Vamos partir do começo conceituando o que é uma EAP:
- É uma representação gráfica da decomposição do trabalho, que será realizado pela equipe do projeto, em componentes menores e mais facilmente gerenciados que podem então terem seu custo, equipe e duração estimados, monitorado e controlado.
- Os níveis mais acima representam as entregas maiores ou as fases que o projeto deve ter de acordo com seu ciclo de vida.
- As níveis menores representam as entregas que podem ser mensuradas e verificadas;

A EAP é uma excelente ferramenta de comunicação com a equipe do projeto e com as partes interessadas para demostrar o que o projeto irá fazer, o que já já foi feito e o que está em produção.

Como principal objetivo a EAP deve incluir todo o trabalho necessário para a conclusão do projeto e também assegurar que no projeto não esteja incluído trabalho desnecessário.

A EAP pode ajudar o gerente de projetos e o patrocinador a ter uma clara visão do produto do projeto. Com isso em mente, ao desenvolver uma EAP:
a. Pense no projeto todo;
b. Pense nas entregas;
c. Pense o que terá no final (o que estes componentes irão entregar no final);
d. Pense na produção das entregas (que técnicas e métodos usar);
e. Pense nas necessidades que serão atendidas.

Algumas dicas para uma boa elaboração de EAP:

1. Todos as entregas devem explicitadas de forma estar claro para o cliente: o escopo do projeto, incluindo todas as necessidades de trabalho do projeto tais como relatórios, reuniões de controles, faturamentos, conferências e etc.

2, Use o dicionário da EAP para especificar melhor as entregas e o que o cliente irá receber, quais atividades necessárias, as estimativas e uma descrição.

3. Decompor as entregas até um nível de detalhe (pacote de trabalho) que permita o planejamento e controle do trabalho necessário para a sua entrega.

4. Tenha cuidado para não decompor demais os níveis da EAP e criar um esforço de planejamento e controle muito grande.

5. Cada pacote de trabalho da deve representar um produto tangível e verificável

6. Os pacotes de trabalho tem em geral de até 80 horas de duração.

7. Ao subdividir uma entrega, ela deverá ser decomposta em pelo menos 2 subprodutos (Regra dos 100%).

8. Dê nomes apropriados as suas subdivisões evitando que existam nomes duplicados pelas estruturas da EAP;

 9. Um elemento filho não pode ter mais de um pai.

10. Não coloque atividades na EAP. As atividades são uma ferramenta para gestão do tempo. Deixe-as no dicionário da EAP caso venha a precisar.

Este artigo foi primeiro publicado em: www.alambraga.com.br

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We have noticed recent years, supporting project leaders in preparing their plans or guidance of students in the making of their completion of course work, a major deficiency in the understanding of what Work Breakdown Structure - WBS and also how build a good representation of scope.

If the WBS is all the work of the project, a flaw in the drafting of that can completely ruin your work because you do or perform too deliveries, increasing the project cost, or make deliveries resulting in fewer customer complaints and costs extra tight deadlines to accomplish these deliveries.

Let's start from the beginning conceptualizing what an WBS:
- It is a graphical representation of the decomposition of the work that will be performed by the project team in components smaller and more easily managed so that may have cost, team and duration estimates, monitored and controlled.
- Levels higher represent deliveries or greatest phases that the project should have according to their life cycle.
- The lower levels represent the deliverables that can be measured and verified;

The WBS is an excellent tool for communicating with the project team and with stakeholders to demonstrate what the project will do, what has already been done and what is in production.

As the main objective WBS should include all work necessary to complete the project and also ensure that the project is not included unnecessary work.

The WBS can help the project manager and the sponsor to have a clear vision of the project product. With that in mind, when developing an WBS:
a. Think of the entire project;
b. Think of deliverables;
c. Think what you will have at the end (which will deliver these components at the end);
d. Consider the production of deliverables (which use techniques and methods);
e. Think about the needs that will be attended.

Some tips for a good preparation of WBS:

1. All deliverables should be clearly explicit in order for the client: project scope, including all the needs of project work such as reports, meetings controls, Billings, conferences and so on;

2, Use the WBS dictionary to better specify the deliverables and the client will receive, which required activities, estimates and descriptions.

3. Decompose deliverables to a level of detail (work package) that allows the planning and control of the work required for its delivery.

4. Be careful not to break down too levels of WBS and create a planning effort and great control.

5. Each work package should represent a tangible and verifiable

6. Work packages have generally up to 80 hours.

7. By subdividing a delivery, it must be decomposed into at least two products (100% Rule).

8. Give appropriate names its subdivisions preventing duplicate names exist for the WBS structures;

 9. A child element can not have more than one father.

10. Do not place in WBS activities. The activities are a tool for time management. Leave them in the WBS dictionary should it ever need.

This article was first published inwww.alambraga.com.br


4 de mar de 2013

Financiando seus projetos 1a parte - Crowdfunding


Corbis Imagem

Você já deve ter pensado alguma vez: Tenho uma excelente ideia ou um projeto, mas onde vou conseguir dinheiro para realizá-la se não tenho crédito no banco e nenhum investidor conhecido interessado ?

De uns anos pra cá, após a grande bolha de internet ocorrida nos anos 2000, foi necessário reinventar modelos de negócio baseados na grande rede, pois apenas prover serviços de hospedagem, e-mail e comunicação passou a não ser mais suficiente.

Foi dessa necessidade que começaram a surgir modelos que visam integrar empresas a empresas ou até empresas a consumidores (B2B ou B2C).

Com isso, surgiu o Crowdfunding. que segundo a Wikipedia é: " ... Financiamento coletivo ou Financiamento colaborativoé a obtenção de capital para iniciativas de interesse coletivo através da agregação de múltiplas fontes de financiamento, em geral pessoas físicas interessadas na iniciativa. O termo é muitas vezes usado para descrever especificamente ações na Internet com o objetivo de arrecadar dinheiro para artistas, jornalismo cidadão, pequenos negócios e start-upscampanhas políticas, iniciativas de software livrefilantropia e ajuda a regiões atingidas por desastres, entre outros".

Desse conceito de financiamento coletivo, alguns sites se desenvolveram para unir investidores (aqueles que tem algum capital a investir que não necessariamente seja uma grande fortuna) a tomadores de recursos (pessoas com ideias mas sem capital).

Uma característica bastante interessante desse modelo é que geralmente os investidores são premiados pelos seus investimentos na medida do que investiram e não necessariamente em dinheiro, mas sim em algo de valor ligado ao objetivo do financiamento. Por exemplo: digamos que você colabore com um projeto de um livro de fotos raras de construções antigas, uma recompensa poderia ser o recebimento de algumas fotos não publicadas no livro e de exclusividade apenas os investidores.

Não é interessante?

No Brasil existem alguns desses sites:

- Catarse - Hoje conta com mais de 130mil usuários, 70 mil apoiadores e 450 projetos bem sucedidos. No Cartarse o projeto que é postado passa por uma equipe que vai ajudar a melhorar a descrição do projeto no intuito de dar mais chance do mesmo obter o financiamento.

- Socialgoodbrasil - Segundo o site "O Programa Social Good Brasil possui  três objetivos principais: disseminar o uso das tecnologias para a mudança social; identificar e apoiar experiências inovadoras e oferecer ferramentas e capacitações para iniciativas na área". Através do programa é possível obter o apoio necessário e a parceria para melhorar e difundir o projeto ou iniciativa.

- benfeitoria.com - O mais interessante desse site é que ele não cobra comissão disponibilizando toda a plataforma para que os empreendedores possam colocar suas ideias e os financiadores participarem.

- Juntos.com.vc - Este site tem o foco em projetos do terceiro setor. Une as organizações aos doadores em um trabalho de apoio e visita.

Então, está com aquela ideia guardada e não tem onde obter um financiamento? Mãos a obra ...

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You've probably ever thought: I have a great idea or a project, but where will I get money to do it if you do not have credit in the bank and no known investor interested?

A few years back here after the great Internet bubble that occurred in the 2000s, it was necessary to reinvent business models based on large network, because only provide hosting services, e-mail communication and now no longer enough.

It was this need that began to surface models for integrating business to business and bussiness to consumer (B2B or B2C).

With that came the Crowdfunding. According to Wikipedia is: "describes the collective effort of individuals who network and pool their money, usually via the Internet, to support efforts initiated by other people or organizations. Crowdfunding is used in support of a wide variety of activities, including disaster relief, citizen journalism, support of artists by fans, political campaigns, startup company funding, motion picture promotion, free software development, inventions development, scientific research, and civic projects".

This concept of collective funding, some sites have developed to unite investors (those who have some capital to invest is not necessarily a great fortune) to borrowers (people with ideas but no capital).

A very interesting feature of this model is that investors are generally rewarded for their investments to the extent that invested and not necessarily in money, but in something of value attached to the goal of funding. For example: say you work with a project from a book of rare photos of old buildings, a reward could be receiving some photos not published in the book and exclusive only investors.

Is not it interesting?

In Brazil there are some of these sites:

- Catarse Today has over 130mil users, 70 000 supporters and 450 successful projects. In Cartarse the project that is posted is by a team that will help improve the description of the project in order to give more chance to get the same funding.

- SocialgoodbrasilAccording to the website "The Social Good Brazil Program has three main objectives: to spread the use of technology for social change; identify and support innovative experiences and offer tools and training initiatives for the area." Through the program you can get the necessary support and partnership to improve and disseminate the project or initiative.

- benfeitoria.comThe most interesting of this site is that it does not charge commission providing any platform for entrepreneurs to put their ideas and participating lenders.

- Juntos.com.vc -This site has a focus on projects in the third sector. Une organizations to donors in support work and visit.

So with that idea is guarded and has no where to get funding? Hands on ...



8 de fev de 2013

O papel do escritório de projetos (PMO) na organização



Inicialmente precisamos esclarecer o que é um Escritório de Projetos (EGP) ou PMO (Project Managment Office).

Há um tempo escrevi juntos com uns amigos um artigo detalhando o que é um Escritório de Projetos (veja aqui) e seus principais tipos.

O PMO (Project Management Office) é um departamento de uma empresa ao qual é atribuído responsabilidades relativas ao contexto de projetos de uma organização. 

Ao longo dos anos os escritórios de projetos vêm se tornando uma estrutura efetiva para implantação de processos de gerenciamento de projetos e de portfólio nas organizações. Como ferramenta, permite promover uma cultura de gestão de projetos, padronizar processos e melhorar o desempenho da organização como um todo. 

As principais atividades do escritório de projetos no Brasil são:
o Desenvolvimento de práticas metodológicas e suporte a elas;
o Implantação, monitoração, controle dos processos e padrões de gerenciamento de projetos;
o Suporte e apoio no desenvolvimento de projetos;
o Consolidação das informações dos projetos;
o Gestão do Portfólio;
o Suporte e apoio a alta administração na tomada de decisões;
o Auditoria nos projetos;

Os principais modelos de escritórios de projetos são:
o Equipe Autônoma de Projeto (Authonomous Project Team, APT);
o Escritório de Suporte de  Projeto (Project Support Office, PSO);
o Centro de Excelência de Gerenciamento de Projeto (Project Management Center of Excellence, PMCOE);
o Escritório de Gerenciamento de Programa (Program Management Office, PrgMO); 

Cada um desses tipos possui suas atribuições e especializações diferenciadas.

Agora que já sabemos o que é o PMO e quais suas principais atribuições, já podemos pensar em qual o papel dele dentro de uma organização. 

O PMO tem um papel fundamental voltado aos aspectos relativos à evolução de maturidade do gerenciamento de projetos
Isso quer dizer que ele deve cuidar das metodologias (projetos e portfólio), da carreira dos gerentes de projetos, do conhecimento organizacional, dos planos de ação, do controle e dos registros dos projetos, dos indicadores e do atingimento da estratégia da organização

Mas essas funções podem mudar pois alguns Escritórios de Projetos são mais estratégicos, outros mais táticos e outros mais operacionais. 

O fato de minha organização ter um PMO significa que então ela está muito evoluída um termos de gestão de projetos? 

Infelizmente a resposta para essa pergunta é não. 

Muitas empresas implantam o escritório de projetos apenas pela moda, sem entender exatamente no que é possível evoluir no contexto organizacional, e depois de algum tempo percebem aquela área como mais uma estrutura de custos que não ajuda.

O PMI acredita que as organizações nos próximos anos vão usar o gerenciamento de projetos e atribuir o sucesso de seus negócios a ele.

De certo que é uma visão audaciosa, mas como chegar até lá se não houver uma estrutura cuidando disso nas organizações?

Na sua organização, qual o papel do PMO? 


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Initially we need to clarify what is a Project Management Office (PMO

There is a time together with some friends, we wrote an article detailing what a Project Office (see here) and its main types.

The PMO (Project Management Office) is a department of a company that is assigned responsibility for the project context of an organization.

Over the years the project offices are becoming an effective framework for the implementation of project management processes and portfolio organizations. As a tool, lets promote a culture of project management, standardize processes and improve the performance of the organization as a whole.

The main activities of the Project Office in Brazil are:
o Development of methodological practices and support them;
o Implementation, monitoring, process control and project management standards;
o Support and assistance in project development;
o Consolidation of project information;
o Portfolio Management;
o Support senior management in decision making;
o Audit on projects;

The main models of project offices are:
o Authonomous Project Team - , APT;
o Project Support Office - PSO;
o Project Management Center of Excellence, PMCOE;
o Program Management Office, PrgMO;

Each of these types has its responsibilities and different specializations.

Now that we know what the PMO and what their main tasks, which we can think about his role within an organization.

The PMO is a key role focused on the development aspects of the project management maturity of the organization.

This means that he must take care of methodologies (project and portfolio), career project managers, organizational knowledge, action plans, and records control projects, and indicators of achievement of the organization's strategy

But these functions can change as some offices are more strategic projects, other more tactical and more operational.

The fact that my organization have a PMO then it means that one is very evolved terms of project management?

Unfortunately the answer to that question is no.

Many companies deploy the project office only for fashion, without understanding exactly what it is possible to evolve the organizational context, and realize after a while that area as more of a cost structure that does not help.

PMI believes that organizations in the coming years will use the project management and attribute the success of their business to him.

To some that is a bold vision, but how to get there if there is a structure in organizations taking care of it?

In your organization, what is the role of the PMO?

22 de jan de 2013

Projetos e Processos: A Dobradinha

 
No âmbito empresarial, para que as organizações consigam operar e entregar seus produtos e serviços são necessários processos.

Já ouvi muitas pessoas dizendo que suas empresas não possuem processos! Sempre retruco dizendo que processos existem, só não estão formalizados e otimizados de forma a obter o melhor desempenho.

Mas por que digo isso? A resposta vem do próprio conceito de processos que nos diz que é uma sequência de passos realizados com fins de entregar algo (um resultado). Então se é seguido uma sequência de passos na sua empresa, para pagar um fornecedor, por exemplo, então existe um processo. Se ele é o melhor, Se está otimizado ou se todos o conhecem já é outra discussão.

Processos são a sustentação da operação da empresa, e demonstram quanto ela é ou não eficiente na condução da sua rotina.

Einstein dizia que insanidade é fazer a mesma coisa sempre querendo obter resultados diferentes.
Podemos concluir que apenas melhorando nossos processos não vamos conseguir chegar na nossa visão de futuro. Precisamos de projetos para entregar novos resultados e incorporá-los a operação.

Na grande maioria das organizações, podemos pensar que existem duas grandes divisões: as rotinas, consideradas como a operação da empresa, e os projetos.

Mas é correto pensar que os projetos não usam processos?

Não, não é correto pensar isso. A própria rotina de gerenciar o projeto é expressa por processos no Guia PMBOK (guia de melhores práticas de gestão de projetos editado pelo PMI). Além disso, durante a execução do projeto vamos precisar das rotinas operacionais para conduzi-lo.

Vamos pensar: digamos que tenhamos que contratar um especialista para o projeto, na prática vamos usar o processo de contratação de funcionários (já estabelecido na empresa) para mobilizar o recurso.
Então é melhor pensar que os projetos também dependem de processos, sejam eles para gerenciar o projeto, sejam eles para conduzir o projeto.

Lendo um artigo na ITWEB  o autor fundamenta que muitos gerentes de projetos estão se preparando para gerenciar o projeto, mas que poucos conhecem a rotina da empresa e talvez por isso ainda haja um grande número de projetos que fracassam, e sugere ainda que esses líderes se preparem mais com conceitos da administração. Eu acredito que os processos fazem parte do dia a dia das organizações e que conhecê-los e otimizá-los é fundamental para o bom desempenho organizacional.

Mas não basta fazer lindos desenhos e mantê-los na gaveta. Eles precisam ter indicadores, tem que ser medidos, devem ser avaliados, discutidos e melhorados.

E você como trata dos seus processos?

15 de jan de 2013

O que significa planejar um projeto?

http://www.corbisimages.com/

Começo esse artigo com uma reflexão: muitas pessoas dizem que não tem tempo de planejar as ações pois estão sempre na correria! Tudo é urgente!  Não dá tempo e tal, mas quando lhes é concedido o tempo, elas logo correm pra executar. Por que será isso?

Eu suponho que as pessoas efetivamente não saibam o que significa planejar.
Participei de uma dinâmica que simulava a gestão de um negócio de montagem de peças, os instrutores que estavam conduzindo a dinâmica deram 15 minutos para o planejamento, e pasmem, durante esses minutos já tinha gente querendo executar sem nem bem entender qual era a estratégia da sua empresa e qual o plano tático para atingir o objetivo dado.
Também já ouvi de algumas pessoas que essa "burocracia de preencher planos é muito chata e gasta muito tempo".

Eu diria que se você não sabe responder em detalhes os aspectos do seu projeto está fadado ao fracasso, ou terá muita sorte de entregá-lo.
Então o que significa planejar um projeto?

Planejar um projeto é seguir uma sequência de passos que nos permita:
A. Entender o objetivo do projeto em questão, e conseguir desenvolver uma estratégia para a condução dele. Objetivos SMART (specific, measurable, attainable, relevant and time-bound) ajudam muito nesse trabalho;
B. Criar os planos táticos que ajudem a entender os detalhes de como operacionalizar as estratégias criadas;
C. Documentar o planejamento. Uma vez que temos as táticas em mãos precisamos documentar os planos do projeto (pelas áreas de conhecimento) formalizando a atuação do gerente e de sua equipe. Além de permitir uma comparação futura;
D. Entender os problemas que cercam o projeto e avaliar se as estratégias e táticas estão coerentes ou se algo precisa ser repensado ou conduzido de outra forma.
Somente depois de termos esses pontos avaliados é que devemos pensar em seguir pra execução da entrega do projeto.
Avaliar os melhores perfis para executar as atividades, pensar em como atender os critérios de qualidade, entender as necessidades de compras e contratações e os melhores momentos para iniciá-las são algumas atividades que devemos agregar ao processo de planejamento no intuito de melhorarmos ele e refinarmos a execução do projeto para evitar surpresas.

No guia PMBOK, disponibilizado pelo PMI, existem muitas ferramentas e técnicas que nos auxiliam na tarefa de planjemento. Devemos entender que não é necessário executar todos as ferramentas sugeridas lá, mas que elas nos dão grande chance de entregar o projeto com mais certeza, isso nos dão mesmo !
Um ponto muito importante de se lembrar é que esse trabalho de planejamento não pode ser feito por apenas uma pessoa, a equipe precisa estar envolvida para que o planejamento possa ser realista. No mínimo ter os responsáveis por cada pacote de trabalho, se não for possível ter a equipe inteira.
No fundo, planejar exige um trabalho de reflexão e entendimento para podermos entregar melhor nossos projetos com menos intercorrências.
E você como conduz o seu planejamento ?