Você sabe a diferença entre Gerenciar, Planejar e Controlar?
Alam Braga, PMP
Consultor e Professor
E-mail: alam@alambraga.com.br
Introdução
Muitas
vezes converso com profissionais, alunos, família e outras pessoas a respeito
da sua organização pessoal e profissional e invariavelmente, a maioria delas,
cerca de 80%, sempre me responde que
possui o total controle suas finanças pessoais e que anota tudo que gasta.
E
quando me aprofundo na questão buscando saber como é realizado esse processo,
uma outra grande maioria me diz que tem uma planilha ao qual anota tudo que vai
gastando e que até a esmola de R$ 0,50 que deu ao necessitado na porta do metrô
é contabilizada.
Muitos
sabem os números de cabeça e são capazes de me explicar onde seu dinheiro é gasto!
Em linhas gerais, claro!
Mas
quando pergunto: “Mas todo esse esforço
de controlar os centavos te garante o melhor uso dos seus recursos ou que você
não tenha dividas e que consiga uma boa independência financeira? ”. Geralmente
a resposta são olhares pensativos.
E
em minhas análises sempre tento encontrar a origem pelo qual essas pessoas não
tem a resposta na ponta da língua e até agora minha única conclusão é de que as
pessoas realmente não conhecem a diferença entre controlar, planejar e gerir.
Organização é um
hábito que só se atinge com disciplina.
Controle é a base para o início
Controlar
é exatamente o que a maioria das pessoas fazem.
Essas
pessoas anotam todas as despesas, tem uma planilha com algumas categorias e até
olham para essas despesas que já foram incorridas e tem alguma ciência do que
está ocorrendo na sua vida financeira. Mas de que adianta saber o que aconteceu
no passado, se você não tem uma base para comparar? E, de pouco adianta apenas
olhar para seu saldo bancário se você não sabe exatamente o que ainda falta
pagar.
Mas
para começar, sempre indico a essas pessoas que anotem as suas despesas por uns
2 ou 3 meses para que tenhamos uma base de onde o dinheiro é gasto. Quando é
possível retroceder por uns 3 meses anteriores consultando extratos bancários é
uma boa vantagem.
Então,
resumindo, controle é saber onde efetivamente seus recursos foram usados!
Mas
sem um planejamento poucas conclusões podem ser tiradas.
Como fazer um planejamento então?
A
primeira etapa para fazer um bom planejamento é começar criando uma estimativa
de valores à serem gastos em suas contas de controle. Essas contas são aquelas mesmas que usamos
para controlar os gastos. Digamos que na conta de Moradia tenhamos as contas de
controle de Agua, Luz, Gás, telefone, internet, TV a Cabo e outras, na conta de
Despesas Pessoais podemos ter Academia, Higiene pessoal, Vestuário e etc.
Mas
como efetivamente conseguir planejar valores à serem gastos nessas contas?
Para
começar, inicie planejando aquelas que tem valores fixos por mês como por exemplo
à TV a cabo, a internet, a academia e outra que você pague mensalidades fixas.
Depois vamos as contas que você já possui um histórico de consumo na própria
conta, como é o caso da luz e do gás, e que são variáveis de mês a mês: Para
essas contas é possível fazer uma média do consumo dos 3 últimos meses ou uma média
de consumo dos meses que você está planejando de anos anteriores. As contas que
restarem você terá que estipular valores com base em algumas premissas e ao
longo do processo você irá ajustar o planejamento dos valores. Por exemplo:
para a conta de higiene pessoal você pode prever que todo mês você compra 1
shampoo, 1 condicionador, 3 sabonetes e 1 hidratante. Com isso, basta você
consultar o preço médio da marca que utiliza e chegar à um valor.
Lembre-se
que planejar é um processo cíclico, ao qual você deve refinar sempre. Não
espere acertar de primeira, pois é muito difícil.
Quem não mede não gerencia?
Agora
que você já sabe o que é controlar e o que é planejar, vamos ao último e mais difícil
passo que é o de gerenciar.
Gerenciar
envolve administração e decisão. Envolve comparar o previsto e o realizado e
saber os motivos de desvio e, portanto, tomar decisões de correção de rumo.
Imagine
que em um determinado mês você previu para as suas despesas de higiene pessoal
um valor equivalente a R$ 100,00 e já consumiu cerca de 90% do valor previsto e
então surge uma promoção do seu perfume preferido. O que fazer? Gastar assim
mesmo e vamos ver como fica? A resposta é NÃO! Vamos consultar nosso
planejamento orçamentário e comparar os valores de saldo e ver se existe de
onde realocar saldo financeiro para aproveitar essa promoção. Caso tenhamos saldo realizamos a despesa. Se
não houver, infelizmente deixamos o gasto para outro momento.
Um
outro exemplo: Digamos que em um determinado mês a conta de Luz tenha ultrapassado
um pouco a previsão, variando em 30% a mais o planejamento. O que podemos fazer
nesse caso é consultar nosso orçamento e avaliar se há contas que naquele mês
possam ser economizadas para compensar essa diferença. Você pode por exemplo,
reduzir em 10% o gasto com lazer, 10% com lavagens do carro e então compensar a
diferença.
Como
podemos perceber, esse é o passo mais difícil, pois envolve um trabalho grande
e um pouco de inteligência emocional.
Conclusões
Gerenciar,
planejar e controlar são palavras que aparentemente tem similaridade, mas
envolvem atividades diferentes.
Esse
conceito pode ser aplicado a qualquer área que não só a financeira, que usamos
nesse artigo como exemplo.
Fica
muito claro para todos nós que aplicar esse processo exige disciplina e
esforço, mas os resultados obtidos podem ser facilmente medidos com a grande
melhora no seu padrão de vida, redução de despesas e estresses com contas
atrasadas e dividas enormes.
Comece
já, pois não há tempo a perder!
Sobre o Autor:
Consultor
Especialista em Gestão de Projetos, Palestrante e Professor
de Pós-graduação e Graduação em Gerenciamento de Projetos. MBA em Gerenciamento
de Projetos com ênfase em projetos de software, formado na Pontifícia
Universidade Católica do Rio de Janeiro (PUC-RJ) em 2009, atua mercado há 26
anos. Certificado como PMP® pelo PMI,
PRINCE2 Practitioner pela APMG International e PMO-CC
pela PMO Global Aliancce. Mantém o site pessoal www.alambraga.com.br com
artigos de gerenciamento de projetos. Autor de diversos artigos já publicados
na PM Word Today, na Revista MundoPM e nos anuários de artigos do
PMI-Rio.
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