Você sabe a diferença entre Gerenciar, Planejar e Controlar?



Alam Braga, PMP
Consultor e Professor

Introdução

Muitas vezes converso com profissionais, alunos, família e outras pessoas a respeito da sua organização pessoal e profissional e invariavelmente, a maioria delas, cerca de 80%, sempre me responde que possui o total controle suas finanças pessoais e que anota tudo que gasta.
E quando me aprofundo na questão buscando saber como é realizado esse processo, uma outra grande maioria me diz que tem uma planilha ao qual anota tudo que vai gastando e que até a esmola de R$ 0,50 que deu ao necessitado na porta do metrô é contabilizada.
Muitos sabem os números de cabeça e são capazes de me explicar onde seu dinheiro é gasto! Em linhas gerais, claro!
Mas quando pergunto: “Mas todo esse esforço de controlar os centavos te garante o melhor uso dos seus recursos ou que você não tenha dividas e que consiga uma boa independência financeira? ”. Geralmente a resposta são olhares pensativos.
E em minhas análises sempre tento encontrar a origem pelo qual essas pessoas não tem a resposta na ponta da língua e até agora minha única conclusão é de que as pessoas realmente não conhecem a diferença entre controlar, planejar e gerir.
Organização é um hábito que só se atinge com disciplina.

Controle é a base para o início

Controlar é exatamente o que a maioria das pessoas fazem.
Essas pessoas anotam todas as despesas, tem uma planilha com algumas categorias e até olham para essas despesas que já foram incorridas e tem alguma ciência do que está ocorrendo na sua vida financeira. Mas de que adianta saber o que aconteceu no passado, se você não tem uma base para comparar? E, de pouco adianta apenas olhar para seu saldo bancário se você não sabe exatamente o que ainda falta pagar.
Mas para começar, sempre indico a essas pessoas que anotem as suas despesas por uns 2 ou 3 meses para que tenhamos uma base de onde o dinheiro é gasto. Quando é possível retroceder por uns 3 meses anteriores consultando extratos bancários é uma boa vantagem.
Então, resumindo, controle é saber onde efetivamente seus recursos foram usados!  
Mas sem um planejamento poucas conclusões podem ser tiradas.

Como fazer um planejamento então?

A primeira etapa para fazer um bom planejamento é começar criando uma estimativa de valores à serem gastos em suas contas de controle.  Essas contas são aquelas mesmas que usamos para controlar os gastos. Digamos que na conta de Moradia tenhamos as contas de controle de Agua, Luz, Gás, telefone, internet, TV a Cabo e outras, na conta de Despesas Pessoais podemos ter Academia, Higiene pessoal, Vestuário e etc.
Mas como efetivamente conseguir planejar valores à serem gastos nessas contas?
Para começar, inicie planejando aquelas que tem valores fixos por mês como por exemplo à TV a cabo, a internet, a academia e outra que você pague mensalidades fixas. Depois vamos as contas que você já possui um histórico de consumo na própria conta, como é o caso da luz e do gás, e que são variáveis de mês a mês: Para essas contas é possível fazer uma média do consumo dos 3 últimos meses ou uma média de consumo dos meses que você está planejando de anos anteriores. As contas que restarem você terá que estipular valores com base em algumas premissas e ao longo do processo você irá ajustar o planejamento dos valores. Por exemplo: para a conta de higiene pessoal você pode prever que todo mês você compra 1 shampoo, 1 condicionador, 3 sabonetes e 1 hidratante. Com isso, basta você consultar o preço médio da marca que utiliza e chegar à um valor.
Lembre-se que planejar é um processo cíclico, ao qual você deve refinar sempre. Não espere acertar de primeira, pois é muito difícil.

Quem não mede não gerencia?

Agora que você já sabe o que é controlar e o que é planejar, vamos ao último e mais difícil passo que é o de gerenciar.
Gerenciar envolve administração e decisão. Envolve comparar o previsto e o realizado e saber os motivos de desvio e, portanto, tomar decisões de correção de rumo.
Imagine que em um determinado mês você previu para as suas despesas de higiene pessoal um valor equivalente a R$ 100,00 e já consumiu cerca de 90% do valor previsto e então surge uma promoção do seu perfume preferido. O que fazer? Gastar assim mesmo e vamos ver como fica? A resposta é NÃO! Vamos consultar nosso planejamento orçamentário e comparar os valores de saldo e ver se existe de onde realocar saldo financeiro para aproveitar essa promoção.  Caso tenhamos saldo realizamos a despesa. Se não houver, infelizmente deixamos o gasto para outro momento.
Um outro exemplo: Digamos que em um determinado mês a conta de Luz tenha ultrapassado um pouco a previsão, variando em 30% a mais o planejamento. O que podemos fazer nesse caso é consultar nosso orçamento e avaliar se há contas que naquele mês possam ser economizadas para compensar essa diferença. Você pode por exemplo, reduzir em 10% o gasto com lazer, 10% com lavagens do carro e então compensar a diferença.
Como podemos perceber, esse é o passo mais difícil, pois envolve um trabalho grande e um pouco de inteligência emocional.

Conclusões

Gerenciar, planejar e controlar são palavras que aparentemente tem similaridade, mas envolvem atividades diferentes.
Esse conceito pode ser aplicado a qualquer área que não só a financeira, que usamos nesse artigo como exemplo.
Fica muito claro para todos nós que aplicar esse processo exige disciplina e esforço, mas os resultados obtidos podem ser facilmente medidos com a grande melhora no seu padrão de vida, redução de despesas e estresses com contas atrasadas e dividas enormes.
Comece já, pois não há tempo a perder!
Sobre o Autor

Consultor Especialista em Gestão de Projetos, Palestrante e Professor de Pós-graduação e Graduação em Gerenciamento de Projetos. MBA em Gerenciamento de Projetos com ênfase em projetos de software, formado na Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro (PUC-RJ) em 2009, atua mercado há 26 anos. Certificado como PMP® pelo PMI,  PRINCE2 Practitioner pela APMG International e PMO-CC pela PMO Global Aliancce. Mantém o site pessoal www.alambraga.com.br com artigos de gerenciamento de projetos. Autor de diversos artigos já publicados na PM Word Today, na Revista MundoPM e nos anuários de artigos do PMI-Rio.
 

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