Projeto Verão 2014

15 de jan de 2013

O que significa planejar um projeto?

http://www.corbisimages.com/

Começo esse artigo com uma reflexão: muitas pessoas dizem que não tem tempo de planejar as ações pois estão sempre na correria! Tudo é urgente!  Não dá tempo e tal, mas quando lhes é concedido o tempo, elas logo correm pra executar. Por que será isso?

Eu suponho que as pessoas efetivamente não saibam o que significa planejar.
Participei de uma dinâmica que simulava a gestão de um negócio de montagem de peças, os instrutores que estavam conduzindo a dinâmica deram 15 minutos para o planejamento, e pasmem, durante esses minutos já tinha gente querendo executar sem nem bem entender qual era a estratégia da sua empresa e qual o plano tático para atingir o objetivo dado.
Também já ouvi de algumas pessoas que essa "burocracia de preencher planos é muito chata e gasta muito tempo".

Eu diria que se você não sabe responder em detalhes os aspectos do seu projeto está fadado ao fracasso, ou terá muita sorte de entregá-lo.
Então o que significa planejar um projeto?

Planejar um projeto é seguir uma sequência de passos que nos permita:
A. Entender o objetivo do projeto em questão, e conseguir desenvolver uma estratégia para a condução dele. Objetivos SMART (specific, measurable, attainable, relevant and time-bound) ajudam muito nesse trabalho;
B. Criar os planos táticos que ajudem a entender os detalhes de como operacionalizar as estratégias criadas;
C. Documentar o planejamento. Uma vez que temos as táticas em mãos precisamos documentar os planos do projeto (pelas áreas de conhecimento) formalizando a atuação do gerente e de sua equipe. Além de permitir uma comparação futura;
D. Entender os problemas que cercam o projeto e avaliar se as estratégias e táticas estão coerentes ou se algo precisa ser repensado ou conduzido de outra forma.
Somente depois de termos esses pontos avaliados é que devemos pensar em seguir pra execução da entrega do projeto.
Avaliar os melhores perfis para executar as atividades, pensar em como atender os critérios de qualidade, entender as necessidades de compras e contratações e os melhores momentos para iniciá-las são algumas atividades que devemos agregar ao processo de planejamento no intuito de melhorarmos ele e refinarmos a execução do projeto para evitar surpresas.

No guia PMBOK, disponibilizado pelo PMI, existem muitas ferramentas e técnicas que nos auxiliam na tarefa de planjemento. Devemos entender que não é necessário executar todos as ferramentas sugeridas lá, mas que elas nos dão grande chance de entregar o projeto com mais certeza, isso nos dão mesmo !
Um ponto muito importante de se lembrar é que esse trabalho de planejamento não pode ser feito por apenas uma pessoa, a equipe precisa estar envolvida para que o planejamento possa ser realista. No mínimo ter os responsáveis por cada pacote de trabalho, se não for possível ter a equipe inteira.
No fundo, planejar exige um trabalho de reflexão e entendimento para podermos entregar melhor nossos projetos com menos intercorrências.
E você como conduz o seu planejamento ?

12 comentários:

  1. Olá Alam, gostei do seu artigo, sou PMP e também tenho um blog sobre Gerenciamento de Projetos onde procuro compartilhar um pouco da minha experiência, convido-o para visitá-lo e quem sabe possamos trocar informações? Abs EDilson
    http://engeprojnews.blogspot.com

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    1. Obrigado pelo seu comentário. Vou visitar o seu blog.

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  2. Excelente Artigo! Penso que esta questão executora está na história dos brasileiros.
    Como diria Ricardo Vargas "O executivo nunca tem tempo para planejar...Mas sempre tem dinheiro para refazer."

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  3. Fala Alam!
    Muito bom o post! Como GP, sei da importância do planejamento, mas gostaria de levantar aqui um ponto para discussão: Quando concluímos o planejamento?

    Planejar é muito bom, mas devemos ter algum limite de prazo para concluí-lo ou devemos levar todo o tempo necessário?

    Deixo pra você responder em algum outro post... ;)

    []s

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    1. Obrigado pela dica. Vou preparar um post a respeito.

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  4. Alam,
    ótimo artigo. Sendo gestor de uma empresa pequena, passo constantemente por este tipo de situação, planejar ou executar ?
    Quanto possuimos recursos limitados, estamos fadados a cair nesta dúvida, pois tudo é urgente, e por isso caimos no circulo vicioso.
    Acredito que o planejamento é essencial para o bom andamento e conclusão do projeto, porém, quando nos deparamos com as interferências externas, e as responsabilidades delegadas não são cumpridas, ficamos em situações bem complicadas.
    Com isso, acabamos por em inúmeras vezes ter retrabalho. Isto é muito louco na cultura Brasileira, pois se pensarmos, pq os executivos não tem tempo para planejar, e ao mesmo tempo tem grana para refazer ?
    Este assunto vale muita reflexão, pois muitas vezes o erro é nosso, pois muitas vezes, não sabemos dizer " Não ", pq tudo é urgente.

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    1. Fernando dilema diário dos gestores. Eu tenho a percepção que as pessoas verdadeiramente não sabem o que significa planejar, não sabem que existe o planejamento em etapas e negligenciam o planejamento para gastar fortunas resolvendo problemas e gerenciando insatisfação.

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  5. Olá Alam, gostei do seu artigo, sou PMP e também tenho um blog sobre Gerenciamento de Projetos onde procuro compartilhar um pouco da minha experiência, convido-o a visitá-lo:

    www.r2dx.com.br

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  6. Bom dia amigo, sou do ramo de varejo de moda e vou fazer a prova do PMI em junho.
    Essa questão da falta de planejamento é uma realidade extremamente forte no ramo em que atuo, talvez por conta do dinamismo que tem que haver ou a dependência total dos resultados das vendas, sei lá.. o fato que é muito difícil entregar um projeto com a qualidade em que aprendemos com o PMI.

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  7. Caros PMPs,

    Sou novo aqui no grupo. Essa fala de que nunca temos tempo para planejar, que é tudo na correria é coisa de brasileiro.
    Concordo plenamente com o Jackson "O executivo nunca tem tempo para planejar...Mas sempre tem dinheiro para refazer.".

    Aprendi uma coisa durante meu mestrado com uma pessoa que me parece ser muito inteligente:

    "A falta de tempo é a desculpa dos que perdem tempo por falta de método".

    Albert Einstein

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