Projetos de Comunicação e suas Características
Introdução
Cada
vez as empresas modernas estão mais velozes. Os negócios nunca exigiram tanta
rapidez para entregas dos seus produtos ao consumidor final, e por causa dessa
características muitos profissionais relegam o planejamento do seu trabalho por
acharem que gasta-se tempo precioso planejando ao invés de trabalhando na sua
entrega. Mas nunca se falou tanto em gestão quanto antes.
Nos
anos 2000 o Yahoo introduziu um conceito chamado Beta, que em seguida foi
apelidado de Beta Perpétuo, pelo simples fato do produto não sair de sua versão
Beta para a versão comercial final. De tempos em tempos novas versões e
features eram lançadas e testadas pelo mercado como se o produto estivesse
sendo entregue em grandes iterações. Esse conceito acabou por evoluir e
chegamos então ao MVP - Minimal Value Product ou, numa tradução livre, produto
mínimo que agrega valor ao seu cliente e que é incrementado de tempos em
tempos.
E
com o MVP, as metodologias ágeis fizeram a combinação perfeita, pois os sprints
(iterações) vão fazendo o produto ser construído e consertado até que se tenha
um release (versão) que possa ser entregue ao cliente para ser usado (MVP) e
então incrementado em novos sprints até um outro release e então melhorando o
produto final.
Nesse
contexto, as equipes de TIC - Tecnologia da Informação e Comunicação, foram as
maiores beneficiadas, pelo puro e simples fato da metodologia ter sido berço de
seus projetos. Mas e os outros trabalhadores do conhecimento? Como ficam seu
planejamento? Será que a eles podemos aplicar essa metodologia para melhorar o
planejamento dos seus projetos?
O que são projetos de comunicação?
Fazer
comunicação de forma integrada exige planejamento, como qualquer outro projeto.
E uma das materializações do planejamento de comunicação são os projetos.
Projetos de comunicação podem ser entendido como um esforço temporário para
criar um produto ou serviço único e exclusivo e compreende um conjunto de
atividades com início e fim programados conforme define o Guia PMBOK@.
É
de grande importância que os projetos de comunicação estejam alinhados aos
objetivos organizacionais, visando o cumprimento das metas, sem esquecer dos
recursos disponíveis, evitando a superalocação destes nas organizações.
São
os projetos de comunicação que ajudarão a empresa a superar problemas e falhas
na transmissão de mensagens para os diferentes stakeholders, além de fortalecer
a imagem e reputação. É importante destacar que cada projeto de
comunicação terá especificidades de acordo com as áreas envolvidas e o escopo
delimitado.
E
por falar em escopo, ele é fundamental, pois os projetos de comunicação
precisam ser realistas e bem alinhados ao micro e macroambiente da organização,
mas por outro lado precisam ter flexibilidade para que possam ser ajustados,
uma vez que trabalhos criativos são muito difíceis de serem preditivos logo no
seu início.
Quando Criar?
Um
projeto de comunicação deve ser criado nas empresas após a análise de cenário e
diagnóstico, afinal, não se pode criar um projeto do nada. Para realmente
trazer resultados efetivos, ele precisa ter um norte, que é dado pelo
planejamento estratégico e reforçado nos objetivos e metas do projeto.
Então,
crie projetos de comunicação tendo claro que problema resolver, como, em quanto
tempo, por que meios, quem serão os responsáveis e prazos, pois isso é
considerado um projeto com objetivo SMART - Specific, Measurable,
Assignable, Realistic e Time-related.
Um
objetivo SMART deve ser:
·
Specific: Específico;
·
Measurable: Indicador e meta;
·
Assignable: Quem;
·
Realistic: realista;
·
Time-related:
Quando.
Também
podemos criar projetos de comunicação quanto desejamos, além de atender a
estratégia da empresa, atender a uma necessidade de um cliente, aproveitar uma
oportunidade de negócio, resolver um problema da organização, quando queremos
criar um novo serviço/produto, além de outras oportunidades.
Quais são os produtos típicos de um projeto de comunicação?
Em projetos dessa natureza, geralmente
temos os seguintes principais produtos (dentre outros que cada projeto pode
exigir):
a.
Plano de Divulgação da campanha de
comunicação
b.
Evento de lançamento das campanhas de
comunicação
c.
Criação de um Comitê Interno de
Colaboradores
d.
Divulgação dos resultados nos veículos
de comunicação
Ainda temos os produtos ligados ao
gerenciamento do projeto, tais como: Reunião de abertura do projeto (kick-off),
Reuniões de acompanhamento e feedback, Relatórios de Status, Cerimônia
de encerramento do Projeto, e etc.
Quais são as formas mais adequadas de gerir?
Basicamente podemos encontrar, no
mercado, quatro tipos (ciclos de vida) de gestão:
- Ciclo de vida preditivo: é uma abordagem tradicional, que a maior parte do planejamento do projeto ocorre em seu início, de uma única vez, num processo sequencial de planejamento, desenvolvimento do produto do projeto e entrega.
- Ciclo de vida Iterativo: nessa abordagem a cada iteração, que envolve planejamento e entrega de parte do produto, podemos receber o feedback do cliente e ajustar o produto na iteração seguinte.
- Ciclo de vida incremental: Fornece entregáveis (deliverables) finalizados que o cliente pode usar imediatamente.
- Ciclo de vida ágil: Tanto interativo quanto incremental para refinar itens do trabalho com entregas frequentes.
Mas como escolher qual abordagem é
melhor à ser usada no projeto?
Cada projeto possui uma
característica própria então o Gerente de Projetos deverá avaliar questões como
as abaixo para tomar a melhor decisão:
- Tenho um escopo bem definido (e talvez contratual) que o nível de mudança pode-se considerar baixo?
- O produto está claramente fracionado em versões (roadmap) com os quais o cliente gostaria de receber?
- Possuímos boa definição sobre o que será entregue?
- Temos apenas a equipe definida para trabalhar mas não temos exatamente uma prioridade do que entregar, mas o tempo já está definido ?
Entre outras questões que podem ser
usadas para decidir.
Se você gostou desse artigo aguarde, o próximo
artigo onde falaremos sobre definições de um plano de comunicação do produto e
plano de comunicação do projeto.
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