10 dicas para construção de uma EAP - Estrutura Analítica de Projeto

Nós últimos anos tenho percebido, ao apoiar líderes de projetos na elaboração dos seus planejamentos ou na orientação de alunos na confecção do seu trabalho de conclusão de curso, uma grande deficiência no entendimento do que seja uma Estrutura Analítica de Projetos - EAP e também de como construir uma boa representação do escopo.

Se a EAP representa todo o trabalho do projeto, uma falha na na elaboração da mesma poderá arruinar o totalmente seu trabalho, pois ou fará que você realize entregas demais, aumentando o custo do projeto, ou fará entregas de menos ocasionando reclamações do cliente e custos extras com prazos curtos para realizar essas entregas.

Vamos partir do começo conceituando o que é uma EAP:

- É uma representação gráfica da decomposição do trabalho, que será realizado pela equipe do projeto, em componentes menores e mais facilmente gerenciados que podem então terem seu custo, equipe e duração estimados, monitorado e controlado.

- Os níveis mais acima representam as entregas maiores ou as fases que o projeto deve ter de acordo com seu ciclo de vida.

- As níveis menores representam as entregas que podem ser mensuradas e verificadas;

A EAP é uma excelente ferramenta de comunicação com a equipe do projeto e com as partes interessadas para demostrar o que o projeto irá fazer, o que já já foi feito e o que está em produção.

Como principal objetivo a EAP deve incluir todo o trabalho necessário para a conclusão do projeto e também assegurar que no projeto não esteja incluído trabalho desnecessário.

A EAP pode ajudar o gerente de projetos e o patrocinador a ter uma clara visão do produto do projeto. Com isso em mente, ao desenvolver uma EAP:

a. Pense no projeto todo;

b. Pense nas entregas;

c. Pense o que terá no final (o que estes componentes irão entregar no final);

d. Pense na produção das entregas (que técnicas e métodos usar);

e. Pense nas necessidades que serão atendidas.

Algumas dicas para uma boa elaboração de EAP:

1. Todos as entregas devem explicitadas de forma estar claro para o cliente: o escopo do projeto, incluindo todas as necessidades de trabalho do projeto tais como relatórios, reuniões de controles, faturamentos, conferências e etc.

2, Use o dicionário da EAP para especificar melhor as entregas e o que o cliente irá receber, quais atividades necessárias, as estimativas e uma descrição.

3. Decompor as entregas até um nível de detalhe (pacote de trabalho) que permita o planejamento e controle do trabalho necessário para a sua entrega.

4. Tenha cuidado para não decompor demais os níveis da EAP e criar um esforço de planejamento e controle muito grande.

5. Cada pacote de trabalho da deve representar um produto tangível e verificável

6. Os pacotes de trabalho tem em geral de até 80 horas de duração.

7. Ao subdividir uma entrega, ela deverá ser decomposta em pelo menos 2 subprodutos (Regra dos 100%).

8. Dê nomes apropriados as suas subdivisões evitando que existam nomes duplicados pelas estruturas da EAP;

 9. Um elemento filho não pode ter mais de um pai.

10. Não coloque atividades na EAP. As atividades são uma ferramenta para gestão do tempo. Deixe-as no dicionário da EAP caso venha a precisar.

Este artigo foi primeiro publicado em: www.alambraga.com.br

======================== //  English// =========================

We have noticed recent years, supporting project leaders in preparing their plans or guidance of students in the making of their completion of course work, a major deficiency in the understanding of what Work Breakdown Structure - WBS and also how build a good representation of scope.

If the WBS is all the work of the project, a flaw in the drafting of that can completely ruin your work because you do or perform too deliveries, increasing the project cost, or make deliveries resulting in fewer customer complaints and costs extra tight deadlines to accomplish these deliveries.

Let's start from the beginning conceptualizing what an WBS:

- It is a graphical representation of the decomposition of the work that will be performed by the project team in components smaller and more easily managed so that may have cost, team and duration estimates, monitored and controlled.

- Levels higher represent deliveries or greatest phases that the project should have according to their life cycle.

- The lower levels represent the deliverables that can be measured and verified;

The WBS is an excellent tool for communicating with the project team and with stakeholders to demonstrate what the project will do, what has already been done and what is in production.

As the main objective WBS should include all work necessary to complete the project and also ensure that the project is not included unnecessary work.

The WBS can help the project manager and the sponsor to have a clear vision of the project product. With that in mind, when developing an WBS:

a. Think of the entire project;

b. Think of deliverables;

c. Think what you will have at the end (which will deliver these components at the end);

d. Consider the production of deliverables (which use techniques and methods);

e. Think about the needs that will be attended.

Some tips for a good preparation of WBS:

1. All deliverables should be clearly explicit in order for the client: project scope, including all the needs of project work such as reports, meetings controls, Billings, conferences and so on;

2, Use the WBS dictionary to better specify the deliverables and the client will receive, which required activities, estimates and descriptions.

3. Decompose deliverables to a level of detail (work package) that allows the planning and control of the work required for its delivery.

4. Be careful not to break down too levels of WBS and create a planning effort and great control.

5. Each work package should represent a tangible and verifiable

6. Work packages have generally up to 80 hours.

7. By subdividing a delivery, it must be decomposed into at least two products (100% Rule).

8. Give appropriate names its subdivisions preventing duplicate names exist for the WBS structures;

 9. A child element can not have more than one father.

10. Do not place in WBS activities. The activities are a tool for time management. Leave them in the WBS dictionary should it ever need.

This article was first published in: www.alambraga.com.br