Projeto Verão 2014

6 de nov de 2012

Escolhendo os melhores projetos para atingir o resultado

Continuando o Post  sobre como atingir a estratégia com projetos e processos, onde deixamos a dúvida sobre quais ferramentas e técnicas podem ser usadas para atingir a estratégia da empresa, vamos comentar a respeito da forma de seleção de projetos para uma organização.

Todas as organizações têm uma forma de selecionar seus projetos. Mesmo que essa forma seja desestruturada e o critério mais importante seja a avaliação final do Presidente ou Diretor da empresa. 

Para os que pensam que é errado fazer desta forma, estão enganados. Se você fosse o dono da empresa não gostaria de você mesmo determinar o que será ou não feito? 

Mais uma coisa é estar certo, outra coisa é ser a melhor forma !

O Standard de Gestão de portfólio do PMI designa um conjunto de processos bastante completo para a gestão de portfólio.

Gosto de pensar que esses processos são um guia, mas que devemos adotar apenas os processos que mais se adequam a cultura organizacional que estamos inseridos.

Por esse ponto de vista e tentando simplificar o assunto (para caber no post) os principais passos são:

a. Determinar critérios de análise e seleção dos projetos: vão nos ajudar a comparar os projetos entre si, e a escolher os melhores. Muito comum neste passo é estabelecer grupos de projetos onde cada grupo pode ter parâmetros de análise diferentes. Por exemplo: o grupo de projetos estruturais pode ser melhor avaliado com critérios mais financeiros, ao passo que as iniciativas sociais podem ser avaliadas com critérios que analisem o impacto social, a quantidade de pessoas que serão beneficiadas na comunidade, e outros. Para tirar um pouco da subjetividade é importante estabelecer pontuações. Isso também facilita s o processo de priorização.

b. Identificar as iniciativas de projeto: Agora temos que ir em busca dos projetos, enquadrá-los nos seus depois grupos e depois pontuar cada um dentro dos critérios determinados no processo anterior.

c. Simular um portfólio candidato: Aqui nós vamos calcular os pontos de cada projeto e selecionar os melhores para fazerem parte do portfólio. Tente estabelecer um modalidade de pontuação onde todos os grupos obtenham a pontuação máxima igual, por exemplos 100 pontos, para facilitar a comparação entre os grupos, se for preciso. Também será necessário estabelecer uma pontuação de corte. O valor vai depender dos critérios e pesos estabelecidos. Mas diria que ente 70 e 80 pontos, em uma escala de 100 está ótimo para começar. Produza uma lista inicial para avançar a próxima etapa.

d. Determinar a carteira de projetos: Analise com calma a lista dos selecionados e dos descartados e veja se algum deles precisa de uma revisão na pontuação. Veja também se algum projeto que de prévia era considerado importante ficou de fora, pois podemos ter deixado de colocar algum critério importante no modelo. Se isso ocorreu insira o novo critério e repontue. No final produza s lista dos projetos selecionados.

e. Concluir um orçamento e aprovar os projetos: Neste ponto vai ser preciso saber quanto gastar com cada um deles, se já não tiver sido determinado antes, produza uma estimativa. Com o montante a ser gasto, pode ser necessário alguns cortes devido a limites orçamentários. De posse da lista de necessidades e dos valores é hora de ir em busca da aprovação junto a alta administração.

Boa sorte. Mas tendo em mente o processo seguido, você não terá dificuldade. Se for preciso algum ajuste, faça-o tentando analisar qual critério fez com que o projeto tenha ficado de fora.


Ciclo a ciclo esse processo vai melhorar e novos incrementos vão sendo inseridos, tais como análise de capacidades, ROI e outras.

É bom ter em mente que um PMO ajuda nesta hora. Considere estabelecer um ...

Agora que temos os projetos certos é hora de fazê-los certo. Assunto para o próximo post ...



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